根据《河南中医药大学普通本专科学生档案管理规定》校政字〔2018〕139号,护理学院制定本院系学生档案管理规定。
学生档案管理小组
组长:马慧玲
组员:刘文 张文举 杨飞 谭亚男 吴雪莹 和青森 赵珍珍
护理学院
2020年6月
第一章 总 则
第一条 学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料,是国家和社会选拔任用人才的重要根据,也是干部工人档案形成的基础,为加强对学生档案的科学和规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》(2016 年 11 月 7 日修正版)、《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕13 号)、
《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第 41 号)和《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》(教学〔2003〕624 号)等文件,结合我校实际,制定本规定。
第二条 学生档案是反映个人经历和德、智、体及家庭政治、经济状况的各种书面材料。档案材料的收集归档,要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学习情况、学识水平、综合素质等内容的纸质材料。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建) 档、保管、使用、转递等相关管理工作。
第四条 学生档案管理实行学校归口管理、院(部)和相关职能部门密切配合的管理制度。
招生就业处为学校学生档案管理部门,负责落实国家和学校档案管理规定,建立学生档案管理规范,检查和指导全校全日制普通本专科学生档案的管理工作。
护理学院按照学校规定,负责对学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理工作;
护理学院学生档案由本学院负责学生管理的工作人员(辅导员)进行管理。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责,学习档案管理法律法规,熟悉档案管理业务,严格遵守档案工作纪律,努力提高档案管理和服务水平。
第二章 档案材料收集范围
第五条 新生档案材料主要内容:
(一)高中阶段学籍登记表;
(二)高中阶段党团组织材料(入党、团申请书、志愿书、思想汇报、重点培养对象材料等);
(三)高考成绩单、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表;
(四)新生入学登记表、入学体检复查表、入学复查材料。
第六条 在校生档案材料内容:
(一)学生入学登记表(学校自制);
(二)学年鉴定表;
(三)党团组织材料(入党、团申请书、志愿书、思想汇报、重点培养对象材料等);
(四)社会实践活动登记表或其他社会实践活动情况;
(五)奖励材料(含三好学生、优秀党团员、奖学金、优秀学生干部和优秀毕业生等材料);
(六)处分材料(包括院部、学校处分决定或解除处分的决定等);
(七)各学习阶段退学、休学、转学、保留入学资格、复学
等变更材料;
(八)出国(出境)材料:在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料;
(九)其他可供参考的有保存价值的材料。
第七条 毕业生档案材料内容:
(一)入学和在校期间应归档的材料;
(二)普通高等学校毕业生登记表;
(三)在校各科成绩表;
(四)毕业实习鉴定表;
(五)普通高等学校毕业生就业报到通知书;
(六)其它可供组织参考有保存价值的材料。
第三章 建立、收集、查阅档案方法
第八条 新生入学后,院(部)应在规定期限内,依据新生档案和其他材料,对新生资格进行审查。发现弄虚作假的,应及时向招生部门报告;按照新生档案材料内容要求收集、登记、整理, 发现档案材料不齐全的,应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的,应在该生档案清单上做出标注, 并由学生本人或有关部门写出情况说明,由个人、辅导员签名, 加盖院(部)公章存入个人档案。
第九条 新生入学资格审查结束后,根据学生报到入学名册及资格审查结果,护理学院按专业、学号顺序整理新生档案, 由学生辅导员归档,建立学生档案,专柜管理。
第十条 在校期间,各相关部门应支持院(部)随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本规定第六条的学生档案材料。
第十一条 学生毕业时,根据审核通过的毕业生名册,各院
(部)按照专业、学号顺序将学生学前档案、在校期间的档案材料和毕业时应归档的材料收集整理,缺失应补齐。整理后,如实填写毕业生档案清单。
第十二条 学生档案一般由学生护理学院档案管理人查阅,如确属工作需要,校内其他党政部门经学生护理学院同意也可查阅,个人及学生不能查阅学生档案材料。
第十三条 查阅学生档案须经学生护理学院主管领导批准,根据需要可提供查阅部分或全部档案材料。
第十四条 学校以外单位需查阅学生档案,须持有单位介绍信和本人身份证,经学生护理学院主管领导同意后方可查阅。
第十五条 学生档案原则上不准借出,如确属工作需要,须
经学生护理学院主管领导批准方可借出,但不准转借,不准带出校外。借出的档案一般应当天归还,超过规定时间,要向学生所在护理学院主管领导提前说明,办理续借手续,并及时归还。
第十六条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严
禁涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况,按学校有关规定处理。
第四章 归档要求
第十七条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,由承办部门或个人署名, 注明形成材料的时间。个人文字材料应有本人签字。
第十八条 归档的材料中,凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章,规定要同本人见面的(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、解除处分材料、组织鉴定等),一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的可由组织注明。
第十九条 对学生的奖励、处理、处分及解除处分材料,应真实完整地归入学校文书档案和本人档案。
第二十条 学生档案材料的载体一般应使用办公用纸打印。文字须是打印或用蓝黑、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、
红色墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件,特殊情况存入复印件的,应当在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。
第五章 档案转递
第二十一条 休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。休学后复学及留级的学生,应凭学生复学及留级通知单,及时将 其档案整理,移交给新的所在班级,填写《学生档案转移交接单》, 办理相应的交接手续。
第二十二条 转专业学生的档案,应凭学校转专业通知单或转专业文件,由转出专业院(部)及时整理学生档案,移交给转入专业院(部),填写《学生档案转移交接单》,办理相应的交接手续。
第二十三条 转学学生的档案,学校对其档案进行审查后, 凭转学通知单,由学校将其档案移交给转入院(部),填写《学生档案转移交接单》,办理相应的交接手续。
第二十五条 学生毕业时,院(部)将毕业生档案及档案清单交学校就业部门,并办理交接手续;学校就业部门按照规定时间,及时将学生档案按照当年的就业方案进行转递,不得留存学校。
第二十六条 毕业生档案材料的转递必须通过邮政 EMS 或派专人送取,原则上不准自带。如特殊原因,确需毕业生个人提取档案的,必须在学校学生档案管理部门办理档案自提转移单。
第二十七条 毕业生个人档案要有档案清单,个人档案转出时院(部)要再次审核,必须保证档案完整齐全,一般情况下, 不得扣留材料或分批转出。
第二十八条 毕业生档案邮寄单及档案自提转移单要长期保存备查,实行交接工作制。
第六章 监督管理
第二十九条 为加强对学生档案材料收集归档工作的监督和检查,护理学院每年度要对学生的归档材料进行收集、整理、清点、归档,并及时向学校学生档案管理部门通报,学校学生档案管理部门每年度对院(部)档案管理工作进行督查。
第三十条 学生档案要按照国家标准的档案存放环境,由专人负责、专柜存放。做好学生档案的防火、防盗、防潮工作,保证档案安全。
第三十一条 档案管理人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政
策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案管理工作。对违反规定,涂改、伪造学生档案材料的要追究责任,严肃查处。
第三十二条 学生档案在保存、转递过程中出现遗失的,谁遗失谁负责,由相关责任人写出情况说明,并负责补办,确实无法补办的,出具或协调相关部门出具证明。
第三十三条 院(部)应高度重视学生档案管理工作,认真
负责,档案管理落实到人,建立专门的档案管理专柜(保密柜) 进行管理。